نقش مرکز مدیریت اسناد (DCC) در تهیه ادعاها
تهیه ادعاهای قراردادی، به‌ویژه محاسبه هزینه‌های تطویل پروژه، مستلزم دسترسی به اطلاعات دقیق و مستند از دوره اجراست. گزارش‌های روزانه از جمله مدارکی هستند که در این محاسبات مورد استفاده قرار می‌گیرند. نقص در نگهداری این گزارش‌ها یا نبود فایل‌های قابل پردازش، می‌تواند تهیه ادعا را با تأخیر مواجه کند.
تأثیر نقص آرشیو بر تهیه ادعا
در یکی از پروژه‌ها، محاسبه هزینه‌های تطویل دوره‌ای حدوداً ده‌ساله با مبلغ ادعای چندصد میلیارد تومان مطرح بود. انجام محاسبات به استخراج اطلاعات گزارش‌های روزانه نیاز داشت؛ اما فایل‌های اکسل در دسترس نبود و اطلاعات باید از روی اسکن گزارش‌های تأییدشده استخراج می‌شد.
به همین دلیل، ورود مجدد اطلاعات به چند اپراتور سپرده شد و آماده‌سازی داده‌ها چند ماه به طول انجامید. در این مدت، فرصت مناسب برای طرح و بررسی ادعا نیز تحت تأثیر قرار گرفت. کارفرما که در ابتدای امر همراهی بیشتری برای بررسی موضوع داشت، در ماه‌های بعد همراهی کمتری نشان داد و پیگیری ادعا دشوارتر شد.
در این مورد، پیش از ورود به روش محاسبه و تحلیل تخصصی، نبود اطلاعات قابل استفاده موجب تأخیر شده بود؛ اطلاعاتی که در زمان اجرای پروژه تولید شده، اما به‌صورت کامل نگهداری نشده بود.
نسخه‌های موردنیاز برای آرشیو گزارش‌های روزانه
اسکن تأییدشده و فایل اکسل گزارش روزانه، کاربرد یکسانی ندارند. اسکن، سابقه تأیید گزارش را حفظ می‌کند و فایل اکسل، امکان استخراج و پردازش اطلاعات را فراهم می‌سازد. بنابراین، در روال آرشیو این پروژه‌ها، نگهداری سه نسخه برای هر گزارش روزانه در نظر گرفته شد:
- فایل اکسل ارسالی پیمانکار؛
- فایل اکسل تأییدشده توسط نظارت؛
- اسکن گزارش تأییدشده نظارت.
تطابق فایل اکسل تأییدشده با نسخه اسکن‌شده نیز ضروری است تا اطلاعات مورد استفاده در محاسبات، با گزارش نهایی مغایرت نداشته باشد.
مسئولیت دریافت و کنترل مستندات
دریافت گزارش‌ها از کنترل پروژه سایت و نگهداری آن‌ها، بر عهده DCC یا کارشناس کنترل پروژه دفتر مرکزی، زیر نظر واحد برنامه‌ریزی قرار گرفت. واحد ادعا نیز ماهانه گزارش‌های روزانه همه پروژه‌ها را در آرشیو مرکزی بررسی می‌کرد و موارد کسری برای دریافت از سایت پیگیری می‌شد.
این بررسی ماهانه، امکان تکمیل مدارک را در دوره اجرا فراهم می‌کرد؛ پیش از آنکه تغییر عوامل پروژه یا گذشت زمان، دسترسی به اطلاعات را دشوار کند.
همین موضوع درباره مدارک مهندسی، مالی و اداری نیز وجود دارد. هر واحد بخشی از مستندات موردنیاز را تولید یا دریافت می‌کند و نقص در نگهداری آن‌ها می‌تواند بر تهیه و رسیدگی به ادعا اثر بگذارد. ازاین‌رو، ارتباط واحد ادعا با DCC و سایر واحدهای پروژه باید در دوره اجرا برقرار باشد تا هنگام تهیه ادعا، زمان کارشناسان صرف بازیابی و بازسازی اطلاعات گذشته نشود.